Com a chegada do final do ano e Natal cresce a quantidade de promoções e concursos aliados a campanhas e venda de produtos. Entretanto, desenvolver uma ação como essa sem gerar problemas ou reclamações exige atenção por parte de agências e anunciantes. A boa notícia é que desenvolver promoções e concursos não é tão complicado quanto parece desde que exista uma boa comunicação entre todos os envolvidos – diferentes departamentos dentro de uma agência e, claro, o cliente.
Para auxiliar os profissionais que estão desenvolvendo as ações de final de ano seguem 5 dicas desenvolvidas pelo IAB Brasil e a advogada especializada em direito digital, Flávia Penido:
1 – Entenda o que será desenvolvido
Parece básico, mas existem diferenças nos tipos de promoções e isso precisa estar claro para todos os envolvidos desde o tem início do processo de criação. É importante entender se uma determinada mecânica promocional precisará de autorização ou não, pois essa necessidade irá envolver não só outros departamentos da agência como também alguns departamentos do cliente (principalmente o contábil). Conhecer todo o processo e suas exigências economiza tempo que, sabidamente, é material escasso em agências de publicidade. De nada adianta criar uma ação brilhante se não há tempo hábil para implementá-la. É possível determinar se será necessário ou não aprovar a ação com a Caixa Econômica seguindo as dicas deste guia, também elaborado pelo IAB Brasil com auxilio da advogada Flávia Penido: Entenda que mudou com a publicação da Portaria 422/13.
2 – Qual o alcance da promoção?
A promoção tem alcance nacional? Então não se esqueça de considerar o frete para envio do brinde ou mesmo o deslocamento do vencedor, caso ele tenha que buscar o que ganhou. Incluir esses detalhes no projeto da ação evita constrangimentos e custos adicionais à campanha. Além disso, é preciso estar ciente de que quando transporte e viagens estão incluídos no prêmio é necessário que a empresa promotora providencie um documento chamado “carta de compromisso” garantindo que irá providenciar o transporte e especificando as condições para isso. Este documento é providenciado pelo advogado responsável por obter a autorização.
Outro detalhe importante, é que a legislação obriga a entrega do prêmio em no máximo 30 dias contados da data de apuração (art. 5° Decreto 70951/72). Essa logística deve ser considerada, pois dependendo do lugar em que o vencedor se encontre a entrega do prêmio pode ser custosa.
3 – Fique atento aos prazos
Organizar uma planilha com todos os prazos, com informações sobre o que pode ser alterado no meio do caminho e o que não pode ser alterado depois do início é essencial para a aprovação de uma promoção.
O procedimento para conseguir a autorização não é difícil, é bom que isso fique claro. No entanto, é burocrático e exige uma grande cooperação entre os vários departamentos da agência, cliente e advogado. Uma curiosidade: no momento em que se inicia o levantamento de documentação,
Para facilitar, segue um fluxograma do processo de autorização na Caixa Econômica:
A agência terá mais trabalho na fase anterior ao envio de documentos, uma vez que precisará providenciar as telas de mecânica (o que implica em sua aprovação com o cliente), definir datas, prêmios e outros detalhes presentes no Regulamento e no Plano de Operação. Essa fase de preparação de documentos é importantíssima, pois o envio da documentação completa acelera a concessão da autorização e evita pedido de complementações por parte da Caixa Econômica Federal.
Importante: É possível fazer modificações no Plano de Operação, desde que sejam solicitadas antes da divulgação e início da promoção. Segundo a Portaria 41/2008, os dados que podem ser alterados são “período da promoção, modificação da premiação, adesão de pessoas jurídicas, no caso de promoções coletivas, e outros, a critério do órgão autorizador”. Já depois que a promoção tiver começado, a mesma Portaria autoriza análise de modificações quanto ao “término da promoção ou da apuração, da data limite para recebimento de cartas/cupons alteração de marca ou modelo da premiação, do local de apuração, dos meios de divulgação, do local de entrega dos prêmios e do aumento do valor da premiação”.
4 – Seja claro com o consumidor
Para elaborar o regulamento das promoções é necessário ser o mais claro possível, sem deixar margem para interpretações ambíguas. O material deve ter algumas cláusulas obrigatórias por lei que precisam constar, obrigatoriamente, no Plano de Operação e Regulamento. Entre os exemplos, a necessidade de entrega do prêmio em 30 dias, proibição de se converter o prêmio em dinheiro, cláusulas isentando de responsabilidade as redes sociais onde a promoção será realizada.
Também são informações imprescindíveis os critérios de desclassificação, exigências para recebimento do prêmio e como será a premiação em casos de desclassificação. Além dessas, avisar que a obtenção de passaportes para viagens ao exterior não é responsabilidade da empresa promotora ou que menores não receberão o prêmio sem assinatura do responsável, precisam estar entre as cláusulas. Sobre os critérios de desclassificação, é importante que estejam cobertas as fraudes eletrônicas ou invasões de “promonautas”.
Outro cuidado importante é com relação ao prêmio. Poucos sabem, mas, para premiar alguém, é necessário, antes de tudo, adquirir o produto. Compre o prêmio (carro, casa, viagem, etc) e só então anuncie a promoção. Isso porque, pela legislação, antes da apuração do resultado deve-se comprovar a propriedade do bem. Quando este bem é da empresa promotora, o departamento contábil saberá providenciar o documento hábil para a comprovação. Em casos como viagens e deslocamentos como parte do prêmio é necessário assinar a Carta de Compromisso (art. 48 da Portaria 41/2008).
5 – Encontre os sorteados
Para evitar problemas depois da realização dos sorteios, vale o esforço de tentar fazer sorteios intermediários e contratar pessoas para verificar as informações dos concorrentes antes do sorteio final. Isso porque, caso o sorteado não compareça para retirar o prêmio no prazo estabelecido, o valor deverá ser repassado integralmente ao Governo Federal. Além disso, para promoções em que as mecânicas implicam em concurso e sorteio com necessidade da presença do participante, ou mesmo a participação deste em um evento final, é prudente verificar os cadastros dos participantes antes do sorteio final.
Outras recomendações e lembretes importantes
- Não é exigência prevista em Lei, mas a Caixa Econômica solicita o envio das mecânicas para análise da autorização. Elas devem ser enviadas juntamente com os demais documentos.
- Outra exigência da Caixa Econômica: para as promoções realizadas em redes sociais, a empresa promotora precisa ter um plano de contingência, onde os dados do concurso estejam preservados em caso de queda do servidor. No Plano de Operação deve constar esta declaração, informando ainda a empresa promotora quais são os meios que estão sendo utilizados para preservar os dados.
- A Caixa Econômica Federal e a Secretaria de Acompanhamento Econômico autorizam que se faça um pedido único para microcampanhas: dentro do período de um ano, desde que não haja interrupção entre as datas é possível que a empresa promotora solicite autorização para ações da mesma empresa. Em alguns casos específicos, dependendo do perfil do cliente e da mecânica adotada esta opção pode ser muito interessante.
- O processo de autorização não acaba com a sua obtenção e sim com a homologação da prestação da contas. Assim, podemos imaginar dois momentos no tempo onde a agência precisará atuar em conjunto com os advogados: na fase que antecede o envio de documentos e na fase de prestação de contas, que se inicia após o decurso do prazo para retirada do prêmio. Como o prazo de prescrição é de 180 dias, isso significa que seis meses após a apuração providências deverão ser tomadas visando enviar documentos para a Caixa Econômica (pagamento de Imposto de Renda, recolhimento de prêmio prescrito etc).
- Tanto a Caixa Econômica quanto a Secretaria de Acompanhamento Econômico são muito acessíveis para solucionar as dúvidas quanto à necessidade ou não de autorização e os processos estão sendo autorizados rapidamente. Em uma média de 20-25 dias pode-se obter a autorização, em alguns casos o prazo pode até ser menor.
autor: Luciano Lima
fonte:
Para Completar
Infográfico: Promoções nas redes sociais
Para ajudar a simplificar o entendimento das novas regras das promoções e concursos culturais no Brasil o pessoal da BBR Soluções Jurídicas em parceria com a W3 Haus publicaram no Update or Die um infográfico bem interessante.
