Otimize seu tempo no trabalho: evite resolver assuntos pessoais e saiba dizer não

Deixar de resolver assuntos particulares no trabalho e saber dizer não ao chefe podem ajudá-lo a otimizar seu tempo e a garantir uma boa produtividade, afirmam especialistas.

Para Lilian Delamico, coordenadora de treinamento e desenvolvimento do Grupo Nova Visão Humana, é importante saber avaliar quais são as prioridades no momento. “Há aquelas pessoas que ficam navegando na internet, que ligam para agendar uma consulta médica no meio de uma crise na empresa etc. Essas atividades não fazem parte da rotina e nem das metas da companhia.”

Outro ponto que reflete diretamente na má administração das tarefas no trabalho é o fato do funcionário atender a todas as solicitações. De acordo com Alexandre Rangel, sócio fundador da consultoria Alliance Coaching, a incapacidade de dizer não ao chefe ou ao colega é um grande desperdiçador de tempo.

“Falo isso porque a situação prejudica não só o indivíduo – pois ele começa a aceitar mais trabalho do que ele consegue executar – quanto os outros, que passam a contar com a entrega dele. Isso acaba prejudicando o todo”, afirma o executivo.

“Não atender a determinado pedido não quer dizer que está deixando de ser atencioso e participativo com a empresa. Significa que você está informando o seu limite naquele momento e dando oportunidade para o outro procurar ajuda. É saber dizer não com coerência”, acrescenta Rangel.

Organização

Alexandre Rangel afirma que o fato de o funcionário não dar conta daquilo que precisa fazer é sinal de que ele não está conseguindo ter “a disciplina necessária para executar e finalizar suas tarefas.”

Como solução, o executivo ressalta que o profissional deve focar na organização do seu dia a dia. “Muita gente se assusta com a ideia do planejamento. Mas ele é fundamental. É importante o estabelecimento de metas e o cumprimento delas. O que eu vou fazer amanhã das 9h às 10h, das 10h às 11h e assim por diante”, explica Rangel.

Lilian Delamico acrescenta que saber questionar o grau de importância das atividades do dia, de acordo com as metas e estratégia da empresa, é essencial para a boa administração do tempo. “No primeiro momento parece que perdemos uma hora do nosso dia para nos organizarmos, mas isso ajuda muito no decorrer das atividades.”

A coordenadora aconselha o profissional a classificar as tarefas do dia a dia em:

– Urgente e importante:

Coisas que sabemos que vão acontecer e precisam ser resolvidas, como crises na empresa, reuniões, projetos que estão sendo desenvolvidos e relatórios com prazos apertados. Essas tarefas são classificadas como importantes porque são estratégicas para a companhia.

– Importante, mas não tão urgente:

As atividades classificadas nesse item são tarefas que são identificadas para que o profissional trabalhe no preventivo e não no corretivo. Geralmente elas servem para evitar retrabalho. Seria aquela tarefa que em que está dentro do prazo e o funcionário irá executá-la antes dela se tornar urgente.

– Urgente, mas não tão importante:

Neste caso se tem aquela reunião de última hora, telefonemas urgentes, etc. Sabemos que não fazem parte do foco da empresa, das metas diretas, mas são coisas que precisam ser resolvidas durante o expediente.

Para Alexandre Rangel, o funcionário precisa ter em mente que ele pode utilizar dois tipos de ferramentas a seu favor: a mestre e as auxiliares. “A ferramenta mestre é a própria pessoa. Com a autodisciplina, o profissional consegue se organizar e gerenciar suas tarefas diárias. Em segundo lugar, vem as ferramentas auxiliares que são, por exemplo, programas de computadores e smartphones que ajudam nesse planejamento diário.”

autora: Bruna Souza Cruz
fonte: UOL Empregos

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