Cuidados e Vantagens ao Usar um Escritório Virtual

O Virtual Office, ou Escritório Virtual, é um serviço através do qual empresas ou profissionais podem ter um endereço e telefone para sua empresa rapidamente, sem a necessidade de gastar com o aluguel de um espaço próprio. Nestes escritórios, você não terá um espaço físico fixo para trabalho, mas poderá alugar salas de reuniões e usar diversos serviços como copiadora, motoboy, recebimento de correspondência, etc.

Nos últimos anos a presença de escritórios virtuais tem crescido fortemente no Brasil. Existem desde opções de baixo custo em prédios fora dos grandes centros de negócios, até opções nos melhores prédios das grandes metrópoles com luxo e alta visibilidade.

O importante para aqueles que pensam em usar um escritório virtual é conhecer bem suas necessidades e avaliar com cuidado o que cada empresa oferece. A seguir listo algumas situações nas quais o escritório virtual é útil, as vantagens em usar o serviço e os cuidados que se devem ter.

Situações de Uso

  • para realizar o registro de empresas sem a necessidade de assumir um alto custo fixo
  • profissionais que trabalham em uma home office, mas precisam de um endereço e telefone comerciais, além de espaço para eventuais reuniões com clientes
  • empresas que não possuem filiais em certas cidades, mas querem disponibilizar uma estrutura de trabalho local para funcionários ou equipes que visitem regularmente.
  • para qualquer profissional ou empresa que precise de velocidade na contratação de um escritório e não tem o tempo ou paciência para cuidar de todos os detalhes de um local próprio.

Vantagens

  • Atendimento Personalizado. Você terá seu número de telefone, e a secretária atenderá a ligação com o nome de sua empresa. Todas suas chamadas podem ser transferidas para outro número de sua escolha, seu celular ou para um correio de voz.
  • Baixo Custo Fixo. O custo de usar um escritório virtual é 60-70% menor do que alugar um espaço próprio. Se você não precisa estar a maior parte do tempo em um escritório fixo, o sistema virtual é uma ótima opção.
  • Tranqüilidade. Você só se preocupa em pagar a conta no final do mês. Nada de administrar o pagamento do condomínio, contas de concessionárias, contratar pessoal ou instalar telefones e internet. Nem mesmo com o cafezinho você precisa se preocupar.
  • Agilidade. Você pode ter um escritório com uma velocidade que seria impossível em um lugar próprio. Em algumas empresas, a ativação é feita em horas.
  • Visibilidade. Existem empresas que oferecem escritórios em prédios de altíssimo padrão nas melhores regiões das grandes metrópoles.

Cuidados

  • Assegure que o nível do local é adequado para seu tipo de negócio.
  • Evite fazer um contrato de 12 meses logo de cara. Faça uma avaliação por um período mais curto (por exemplo 3 meses), para que você tenha certeza de que o formato é adequado para você. Avalie também seus planos de crescimento, já que você pode acabar precisando de um lugar próprio.
  • Se você pretende usar muitas horas das salas de reuniões, tenha cuidado. Faça as contas com calma e tenha certeza de que a conta final não vai ser maior do que a opção do escritório próprio.
  • Leia bem as propostas e contratos e tire suas dúvidas sobre cada serviço antes da contratação. Por exemplo, algumas empresas incluem algumas horas de sala de trabalho em seu pacote básico, mas estas horas não podem ser usadas para receber clientes. Não deixe perguntas em aberto, porque isto poderá lhe custar caro depois.
  • Não se baseie em fotos de websites para escolher a empresa. Visite várias opções para que a decisão seja tomada com o devido cuidado.
  • Caso você tenha muita pressa, entenda o processo de contratação. Existem desde empresas que ativam o serviço em poucas horas, até aquelas que exigem uma grande quantidade de documentos e demoram 2 semanas para liberar seu serviço.
  • Sempre que possível, faça um trial. Algumas empresas oferecem o primeiro mês sem custo e você pode testar o sistema e minimizar seus riscos.

Espero que estas dicas lhe ajudem a escolher o lugar adequado para sua empresa quando estiver procurando um escritório virtual.

fonte: O Gerente/Empreenda Já

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6 Comentários

  1. Sou sócia de um Escritório Virtual na cidade de Araucária/Pr.
    Vejo este empreendimento como forte aliado de profissionais liberais e empresas grandes ou pequenas. A estrutura de um EV está apta a atender um leque bem variado de demandas, desde a simples locação de uma sala até a utilização integral de sua estrutura, inclusive endereço fiscal.
    Certos cuidados, no entanto, devem ser tomados, como já citado neste post. No meu ponto de vista, verificar se o EV está instalado em sede própria se faz necessário principalmente se a idéia for utilizar o endereço fiscal.
    Alguns “EV’s” oferecem a seus clientes um “test-drive”, ou seja, ele poderá utilizar a estrutura por um período pré-fixado antes de formalizar a contratação do serviço.
    Como na contratação de qualquer outro serviço, vale a pena visitar a estrutura e conhecer todas as possibilidades. As vantagens são muitas..o custo benefício é real. Os EV’s, por compartilharem sua estrutura, podem oferecer vantagens competitivas, principalmente para aquele profissional que não abre mão do profissionalismo. E mais, o profissional ou empresa que contrata os serviços de um EV poderá focar 100% de seu tempo em sua atividade fim. Os “bastidores” (limpeza, treinamento de recepcionista, manutenção da estrutura, contas de água, luz, condomínio e outros) ficam por conta do Escritório Virtual.

    Cordialmente,

    Elisangela Martins
    AAZ OFFICES BUSINESS CENTER

  2. Senhores
    Acho que temos que prestar atenção, pois existem muitos escritorio virtuais que é uma arapuca.

    atenciosamente
    geraldo camargo

  3. Sou Sócio-Diretor de um escritório virtual no Rio de Janeiro e tenho me dedicado a divulgar os escritórios virtuais através de artigos na intenet, visto serem os EVs recursos ainda pouco conhecidos da maioria das pessoas.

    As observações do post são bastante pertinentes, especialmente no que se refere aos cuidados que devem ser tomados antes de contratar um escritório virtual. Embora tenha um contrato e distrato fácil e descomplicado, o cliente deve se cercar de cuidados e pesquisar antes de decidir, para evitar desapontamentos.

    Em particular, reforço a importância de um contrato de curta duração (3 meses, renovável) e, para aqueles que pretendem usar as salas, visitar as instalações e orçar previamente o custo para o número esperado de horas de uso mensal.

    Às observações do texto, acrescentaria o seguinte:
    – Verificar se o Escritório Virtual cobra taxa de adesão.
    – Verificar se o endereço e instalações do Escritório Virtual atendem às necessidades de trabalho do cliente, bem como – e isto é importante – dos clientes do cliente! Portanto, devem ser observados o estado das instalações e mobiliário, segurança, facilidades de acesso (existência de estacionamento, pontos de táxi, ônibus ou metrô) e recursos na vizinhança (restaurantes, bancos, comércio etc.)

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