Já que seu cliente não esta perto de você o certo é fazer o contrato certinho com ENE cláusulas que asseguram o seu trabalho, relacione TUDO que irá fazer e relacione TUDO que o cliente terá direito quando o trabalho estiver terminado (arquivo fonte, vetores, imagens e por ai vai) muitas vezes o designer cobra a mais quando no final do trabalho vai entregar todo o arquivo fonte pro cliente. inclua o valor bem discriminado e a forma de pagamento e se no meio do caminho o cliente disser NÃO QUERO MAIS, inclua uma multinha básica pra pelo menos você não sair com uma mão na frente e outra atrás.

Depois de tudo feito lido e relido, faça um PDF e mande por email, o cliente irá imprimir e assinar, ele terá a opção de te reenviar pelo correio, ou mesmo scanear a pagina que ele assinou (concordando com os termos do contrato) e te mandando por email.

Caso o cliente não queira correio, ou ter muito trabalho você também tem a opção de fazer um email onde no corpo tem o contrato certinhu e tudo mais, mande copia pro cliente pra você e até pra secretaria dele e peça a ele que se estiver de acordo com os termos apenas responda que esta concordando com todas as cláusulas do contrato e coloque o nome completo dele. Pronto aí quando chegar a você pelo menos você tem impresso em mãos que você mandou o contrato e o cliente (por email) concordou com as cláusulas.

Esta ultima dica no meu ver é meio XULA sabe, meio capenga, ao meu ver você fazendo um documento em PDF certinho com seu logo e exigindo a assinatura do seu cliente (uns pedem até reconhecimento de firma em cartorio do cliente pra ficar tudo nos conformes) creio que reagindo assim você acaba mostrando mais profissionalismo e respeito diante seu trabalho.

Bom espero ter ajudado um pouco e continue visitando o IFDBlog.